Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi Bab V - VII

Bab 5 : Memahami Dan Mendesain Data Akuntansi

Mengidentifikasi Dan Mendokumentasikan File

Basis data relasional adalah teknonologi penting untuk sistem akuntansi , basis data (database) adalah pengumpulan data terkati yang komprehensif , basis data diatur oleh sistem manajemen basis data  (data base management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan ,memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

Mendokumentasikan File Transaksi

Terdapat 4 pedoman untuk mengidentifikasikan perlunya tabel transaksi, yaitu : 
 

Pedoman 1 : tentukan kejadian kejadian di dalam proses.

Pedoman 2 : Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat di dalam sistem komputer.

Pedoman 3 : Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat di dalam sia.

Pedoman 4 : Keluarkan kejadian pemeliharaan.

Kejadian Dan Tabel Induk 

Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan  tabel transaksi maupun tabel induk. Daftar ini akan di perluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar.

·  Barang/jasa.Tabel induk ini digunakan mendeskripsikan  barang/jasa yang menyatakan katalog yang ditawarkan oleh perusahaan.

·     Agen.tabel induk dengan data agen mendeskripsikan agen agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok.

·     kas.file induk untuk kas mendeskripsikan dimana kas disimpan.

·   File induk buku besar.Kita akan memerlukan file induk buku besar jika sistem buku besar otomatis dan terintegrasi dengan aplikasi siklus pendapatan / pemerolehan yang kita kembangkan atau dokumentasikan.

  

Manfaat dari pembuatan tabel induk yaitu untuk menghemat waktu entri data runag penyimpanan.

 

Atribut Dan Hubungan

Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisi kejadian :
 

·         Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasikan  record di tabel.

·     Kunci asing (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing di gunakan  untuk menghubungkan satu tabel denga tabel lainnya.

·     Kardinalitas hubungan, ditujukan dengan menggunakan  garis , didalam sistem basis data, kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesain basis data, kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas dengan jenis entitas lainnya.

·        Hubungan antar tabel, Didalam sistem basis data kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesain basis data. Kardinalitas hubungan menunjukan bearapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas di hubungkan dengan entitas lainnya.

Signifikasi Konsep Untuk Aplikasi Basis Data

Bagian ini menjelaskan pentingnya 3 konsep kunci utama , kunci asing dan hubungannya di definisikan terdahulu.

·         Mengimplementasikan dokumen dan laporan.

·         Mengimplementasiakan formulir input.

·         Mengontrol data SIA: Integritas referensial.

Pendesainan Data Dengan Diagram Kelas Uml Contoh Menyeluruh

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan desain data dengan menggunakan diagram kelas uml, yaitu :

Langkah 1: Letakan tabel(file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas uml.

Langkah 2: Letakan tabel(file)induk yang di perlukan pada diagram kelas uml.

Langkah 3: Tentukan hubungan yang di perlukan antara tabel.

Langkah 4: Tentukan atribut yang diperlukan.

Bab 6 : Memahami Dan Mendesain Query Dan Laporan

Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk , mengorganisasi , dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data.Query adalah permintaan informasi dari basis data dan dapat di gunakan untuk menhasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna.Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun.

Bahasa Query :

·         SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional

·         QBE merupakan suatu pendekatan yang lebih sederhana , meskipun kurang kuat , untuk berkomunikasi dengan basis data.

Spesifikasi Query

·         Query satu tabel : atribut apa saja ayang diperlukan pengguna dalam output query ?tabel apa saja yang memuat atribut atribut yang di perlukan untuk output query. – kriteria apa saja yang kan di gunakan untuk menghasilkan output?atribut apa saja yang di guanakan di dalam kriteria?

·         Query banyak tabel :Query bisa mencaskup banyak data . untuk query banyak tabel , kita juga harus memastikan bahwa tabel tabel yang berbeda dalam query dengan tepat di hubungkan satu sam lain.

Menentukan Kriteria Dengan Banyak Kondisi

Operator AND merupakan operator bolean , yang berarti bahwa setiap kondisi dikriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan di penuhi. diQBE grid anda hanya cukup memasukan kondisi , dan memlalui default , MS acces akan mengasumsikan kondisi kondiasi ini dihubungkan dengan AND.

Query Kompleks An Pola Navigasi

Sebuah pendekatan baru yaitu pola navigasi , dapat sangat membantu dalam memastikan bahwa seluruh tabel yang di perlukan telah di identifikasi.

Jenis_Jenis Laporan

·      Laporan daftar sederhana :daftar transaksi penjualan.

·   Laporan perincian yang di kelompokan :daftar transaksi penjualan yang di kelompokan menurut jenis produk yang du jual , dengan subtotal untuk setiap produk.

·     Laporan ringkasan :hanya memberikan ringkasan-ringkasan angka penjualan , seperti total penjualan untuk setiap produk , tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan,.

·     Laporan entitas tunggal :seperti faktur penjualan hanya memberikan perincin mengenai satu kejadian.

Tata Letak Laporan

Sebagian besar laporn memiliki header laporan , header halaman , footer halaman , dan footer laporan .

·         Header laporan menunjukan informasi yang di terapkan pada seluruh laporan.

·         Header halaman dapat di guanakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.

·         Footer halaman tampak di bagian bawah setip halaman biasanya mencakup nomor halaman.

·         Footer laporan terlihat satu kali di bagian akhir laporan.

·         Perinciaan laporan berisi informasi utama di laporan.

·         Laporan berkelompok adalah laporan yang di kelompokan menurut sesuatu.

·         Header kelompok dapat di gunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.

·        Perincian kelompok transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan dibagian perincian kelompok.

·    Footer kelompok dapat digunakan memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang di kelompokan footer.

Daftar Acuan Dan Laporan Status

Daftar acuan, hanya melaporakan data yang di ambil dari tabel induk.

1.      Laporan status, menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, agen. Contoh data ringkasan adalah :

jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang, dan penjualan_hingga_sekarang.

2.      Laporan status perincian berkelompok, menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang jasa atau agen maupun kejadian ang menyebabkan perubahan data ringkasan.

3.      Laporan ringkasan status, mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang ,jasa , tau agen.

4.      Laporan status barang/jasa atau agen, biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas , seperti planggan , pemasok , atau unsur persediaan.

Lampiran

Pola Naviagasi :

·    Identifikasi record yang memenuhi kondisi tertentu. Sebagai contoh , pilih record persediaan dimana jumlah di tangan adalah nol.

·         Identifikasi record dimana niali pada atribut satu tabel sesuai dengan nilai beberapa atribut

Bab 7 : Memahami Dan Mendesain Formulir

Formulir biasa digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir, yaitu:
 

·         Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.

·         Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.

·         Dua formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.

Berikut adalah cara melakukan entry data :

·         Agen internal mengetik data.

·         Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian.

·         Agen internal memindai kode barang produk atau kartu identifikasi pelanggan.

·         Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan

Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.

UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Use case adalah urutan langkah –langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer, atau bahkan sustem lain, tetapi kita akan memfokuskan pada pelaku manusia.

Interaksi dengan Formulir : Mengendalikan Input SIA

Elemen-elemen antar Formulir

Elemen antarmuka formulir (form interface elements) merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah kotak teks, label, fitur pencarian, tomnol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data

Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkakan akurasi dan efisiensi entri data.

1.      Kunci utama

2.      Fitur pencarian

3.      Pemindaian

4.      Pemeriksaan record

5.      Konfirmasi

6.      Integritas referensial

7.      Pemeriksaan format

8.      Aturan validasi

9.      Default

10.  Melarang field kosong

11.  Nilai yang dihasilkan computer

12.  Meningkatkan pengguna untuk menerima/menolak data

13.  Mendesain Formulir

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses bisnis. Kita akan mengidentifikasi formulir yang diperlukan untuk contoh Fairhaven Convenience Store. Kemudian kita akan mendesain masing-masing formulir. Dua kejadian dapat diidentifikasi dinarasi Fairhaven Convenience Store : Melakukan penjualan dan Menyetorkan kas.

·         Formulir Entri Data Satu Record : Tabel Arsip Manajer untuk Fairhaven Covenience Store, jenis formulir pertama yang akan kita bahas adalah formulir satu record. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, Formulir Arsip Manajer menunjukkan sau record dari suatu tabel pada suatu waktu..

·         Formulir Satu Record : Formulir Setoran, formulir saru record juga dapat digunakan untuk mencatat data transaksi

·        Formulir Entri Data Bentuk Tabel : Arsip Persediaan untuk Fairhaven Convenience Store, formulir bentuk tabel memiliki desain seperti kertas kerja yang berguna untuk menambahkan lebih dari satu record ke satu tabel.

·     Formulir Entri Multitabel, untuk mencatat penjualan formulir tersebut disusun kedalam format formulir utama/sub formulir.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V.Rama / Federick L.Jones.