Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi Bab I - IV

Bab 1 : Mengenal Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis dalan bentuk silkus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang umumnya terjadi dalan suatu urutan tertentu. Kejadian (event) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Terdapat 3 siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses bembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

·         Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleg menjadi barang-banrang dan jasa.

Sistem Informasi manajemen—SIM adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan, dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sistem informasi akuntansi—SIA dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi.

Proses bisnis organisasi dan SIM sangat berhubungan erat. SIM menangkap data tentang proses bisnis organisasi. Data ini dikumpulkan, diikhtisarkan dan diorganisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitori dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dan SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satu unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Informasi akuntansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada diposisi yang baik untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas focus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Ada lima macam penggunaan informasi akuntansi.

Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintahan, dan yang lain.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan satu sistem informasi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya menerima pesana pelanggan, mengirimkan barang dan jasa.

Mendukung Pengambilan Keputusan 

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan. Contohnya untuk mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standart disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Aplikasi-aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan yang telah disebutkan sebelumnya. 

Interaksi  antara sistem informasi dan seorang pengguna yaitu (1) pencatatan kejadian; (2) pengentrian tentang informasi pemasok, pelanggan, karyawan dan produk; (3) pencetakan dokumen; (4) pencetakan laporan; (5) pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud. Off-the-shelf software merupakan peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat.

Peran Akuntansi dalam Hubungan dengan SIA

International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, Pedoman 11, “Teknologi Informasi di dalam Kurikulim Akuntansi,” yang mengidentifikasi 4 peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi dan juga 1 tambahan lagi, yaitu : 

Akuntan sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll).

 

Akuntan sebagai Manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

Akuntan sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasiona, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Akuntan sebagai Evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Seperti auditor internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa assurance (pemberian keyakinan) lainnya.

Akuntn sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak  akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

Bab 2 : Proses Bisnis dan Data SIA

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle).

·         Siklus konversi (conversion cycle).

·         Siklus pendapatan (revenue cycle).

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencangkup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Merespon permintaan informasi dari pelanggan.

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang.

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

4.      Menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang.

6.      Menyetorkan uang kas ke bank.

7.      Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan

Seperti halnya siklus pendapatan, siklus pemrolehan dari organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencangkup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.      Mendiskusikan dengan para pemasok.

2.      Memproses permintaan.

3.      Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.

4.      Menerima barang atau jasa dari pemasok.

5.      Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.

6.      Memilih faktur-faktur yang akan dibayar.

7.      Menulis cek.

Pengidentifikasian Kejadian dalam Proses Bisnis

Akutansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagai mana sistem informasi beroperasi. Proses-proses bisnis dapat saja kompleks dan bahkan banyak sekali, jadi kita juga perlu untuk menemukan suatu cara untuk menyederhanakan dan menyusun informasi yang kita kumpulkan tentangsuatu proses bisnis. Bagian ini menyediakan suatu cara yang sistematis untuk memisahkan suatu proses dalam satu rangkaian kejadian.

Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab dalam proses bisnis untuk mengidentifikasikan kejadian. Berikut pedomannya :

Pedoman 1 : Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi tanggung jawab terhadap siatu aktivitas.

Pedoman 2 : Abaikan aktivitas yang tidak diperlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Terelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sidah dijadwalkan.

Pedoman 5 : Proses berlanjut pada suatu waktu yang terjadwal.

Pengorganisasian Data dalam SIA

Suatu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis, adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian.

Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar. Menerima dan mencata pesanan penjualan, penguriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas adalah contoh-contoh kejadian. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Sistem manual mengatasi masalah  dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasi informasi mengenai berbagai entitas (misalnya pelanggan, pemasok, atau produk.

Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

Informasi tentang desain file dapat dikumpulkan dari bermacam sumber termasuk dokumentasi sistem, manual-manual yang menyertai peranti lunak yang mengatur file-file, dan wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab atau sistem informasi perusahaan. Bermacan alternatif bisa digunakan untuk pengorganisasian data dalam suatu sistem. Teks ini mempertimbangkan suatu desain  yang memungkinkan dapat membantu anda dalam memahami dasar-dasarnya.

Data dalam file adalah tentang entitas, atau subjek tentang informasi apa yang disimpan. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur, atau hal lain yang perlu diperhatikan dalam sistem informasi.

Jenis-Jenis File dan Data

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.

File Induk berciri-ciri:

·         Menyimpan data relatif permanen.

·         Tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

File Transaksi berciri-ciri:

·         Menyimpan data tentang kejadian-kejadian.

·         Mencangkup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         Mencangkup informasi kuantitas dan harga.

·         Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Manfaat Pemusahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Keterangan umum tentang pesanan sidimpan File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (penambahan record ke File Pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

Kejadian dan Aktivitas

Memahami kejadian merupakan langkah awal yang penting dalam memahami suatu proses bisnis. Bagian ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yang akan membantu anda dalam memahami SIA, yaitu :

1.      Pencatatan

2.      Pembaruan

3.      Pemeliharaan File

Bab 3 : Mendokumentasikan Sistem Akuntansi

Diagram Aktivitas UML

Unified Modeling Language adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan , memvbisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan oleh Graddy Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Diagram aktifitas dibagi menjadi 2, yaitu :

1.      Overview Diagram.

Menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antarkejadian.

2.      Detail Diagram.

Diagram ini menyajikan yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang  ditunjukkan pada overview diagram.

Membuat Overview Activity Diagram

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk membuat Overview Activity Diagram, yaitu :

·         Langkah 1  : Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

·      Langkah 2 : Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian dan nama-nama kejadian.

·         Langkah 3 : Menunjukkan agen yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swinlanes.

·         Langkah 4 : Membuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian ini.

·         Langkah 5 : Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya.

·         Langkah 6 : Menggambar table (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke table, dan sebaliknya.

Membuat Detailed Activity Diagram

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk membuat Detailed Activity Diagram, yaitu :

·         Langkah 1 : Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas.

·         Langkah 2 : Buatlah table arus kerja.

·         Langkah 3 : Identifikasikan diagram terpinci yang diperlukan.

·         Langkah 4 : untuk setian detailed diagram, lakukan Langkah 4a samapai 4g

o   4a. Buatlah swinlane untuk agen-agen yang terlibat.

o   4b. Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas.

o   4c. Gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan  urutan aktivitas.

o   4d. Atur dokumen yang dibuat atau digunakan.

o   4e. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

o   4f. Dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan.

o   4g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disediakan :

1.      Anotasi narasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas.

2.      Tabel arus kerja.

3.      Overview activity diagram untuk proses pendapatan.

4.      Detailed activity diagram.

Bab 4 : Mengidentifikasi Risiko dan Pengendalian dalam Proses Bisnis.

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian indetal (internal control) adalah suatu proses,  yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personil lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori seperti efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hokum dan peraturan berlaku.

Kerangka kerja dalam perngendalian internal ada dua, yaitu :

1.      Komponen Pengendalian Internal.

2.      Sasaran Pengendalian Internal.

Penentuan Risiko

Komponen penting pengendalian internal adalah penentuan risiko yang mengancam pencapaian tujuan perusahaan.

Contoh langkah penentuan risiko pada siklus pendapatan :

·         Langkah 1 : Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

·         Langkah 2 : Identifikasi barang atau jasa yang diberikan dank as yang diterima yang tergolong berisiko

·         Langkah 3 : Nyatakan kembali setiap risiko umum untuk menjelaskan risiko pelaksanaan dengan lebih tepat untuk proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap risiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

·         Langkah 4 : Beri penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa.

·         Langkah 5 : Untuk risiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko. Kejadian dalam proses dapat digunakan untuk identifikasi faktor-faktor ini secara sistematis.

Penelitian  Risiko Sistem Informasi

Penelitian risiko sistem informasi terbagi menjadi 2 kategori, yaitu : 

1.      Pencatatan Risiko

Menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

2.      Pembaruan Risiko

Risiko bahwa field ringkasan dalam catatan tidak dipoengaruhi dengan tepat. Memperbarui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Berikut adalah contoh langkah mengidentifikasi risiko pembaruan dalam siklus pendapatan.

·         Langkah 1 : Identifikasilah risiko-risiko pencatatan

·         Langkah 2 : Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencangkup aktivitas pembaruan.

·         Langkah 3 : Untuk setiap kejadian di mana file induk diperbarui, diperhatikan risiko-risiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan dan Pembaruan di Sistem Buku Besar

Sedikit perhatian telah diberikan pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar.

Salah satu risiko mencatat dan memperbarui informasi pada sistem buku besar adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit atau kredit bisa saja salah. Juga terdapat risiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbarui sama sekali, terlambat diperbarui, atau diperbarui dua kali.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengendalian Arus Kerja

Berikut adalah beberapa pengendalian Arus Kerja :

1.      Pemisahan tugas.

2.      Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.

3.      Urutan kejadian yang diharuskan .

4.      Menindaklanjuti kejadian.

5.      Dokumen bernomor unit.

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses.

7.      Pembatasan akses ke asset dan informasi.

8.      Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik asset.

Penelaahan Kinerja

Penelaahan kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi analisis data, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan terbaik. Berikut adalah contoh penelaahan kinerja : 

•  Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.
• CEO ingin menentukan keberhasilan wakil direktur yang bertanggung jawab atas penjualan internasional. 
• Secara periodic, manajer kredit memeriksa laporan daftar akun-akun yang jatuh tempo sehingga keputusan dapat dibuat terkait dengan upaya penagihan kredit seperti apa yang harus diambil.
• Manajer kredit memeriksa bahwa akun-akun yang tidak tertagih berada dalam batas yang wajar dan merevisi kebijakan kredit jika diperlukan.
• Petugas pembelian menggunakan laporan periodic untuk menentukan apakah perusahaan harus menghentikan pemesanan dari pemasok di mana retur pembeliannya tinggi.

Sumber Referensi :
Buku Sistem Informasi Akuntansi Karangan Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones